Noudattamisen paljastajan prosessi ja noudattamisen puhelinlinja

Eettinen ja noudattamiskäyttäytyminen on Henkelille, sen työntekijöille ja sidosryhmille ‏(kuten asiakkaille, toimittajille, palveluntarjoajille) ensisijaisen tärkeää. Tämä sisältää tiukan noudattamisen whistleblowing-lakeja maailmanlaajuisesti sekä lakien noudattamisen, jotka keskittyvät ihmisoikeuksien ja ympäristöön liittyvien normien noudattamiseen. Henkelin työntekijöitä, sidosryhmiä ja kaikkia Henkelin liiketoiminnasta vaikuttavia henkilöitä kehotetaan siksi raportoimaan mahdollisista epäkohdista. Henkel tulee analysoimaan kaikki viestit huolellisesti oikeudenmukaisen prosessin kautta, joka varmistaa raportoivien henkilöiden oikeudet sekä asianomaisten henkilöiden oikeudet kunnioitetaan ja kaikki tiedot käsitellään äärimmäisen luottamuksellisesti. Whistleblowerit, jotka raportoivat mahdollisista epäkohdista hyvässä uskossa, suojataan, ja heitä kohtaan ei hyväksytä minkäänlaisia repressioita.Seuraavat tiedot tiivistävät Henkelin whistleblowing-prosessit:

Mitä voidaan raportoida.

Henkelin käyttäytymiskoodi, arvomme, johtajuusvelvoitteet ja lisäksi sisäiset normit kuvaavat korkeaa odotustasoa omaa käyttäytymistämme ja liiketoimintakäyttäytymistämme kohtaan sekä sidosryhmiämme kohtaan. Mahdolliset rikkomukset tällaista viitepistettä vastaan, mukaan lukien sovellettavien lakien rikkomukset, voidaan raportoida. Erityisesti ihmisoikeuksia ja ympäristöriskejä sekä ihmisoikeuksiin liittyviä tai ympäristöön liittyviä velvoitteiden rikkomuksia, jotka ovat johtuneet Henkelin omasta liiketoiminnasta tai Henkel-toimittajista, voidaan myös raportoida.

Mistä raportti voidaan jättää.

Useita raportointikanavia Henkelissä.
Whistleblowereille tarjotaan erilaisia kanavia mahdollisten epäkohtien raportoimiseksi.

• Työntekijät voivat luonnollisesti kääntyä esimiestensä, HR:n tai noudattamisen/juridiikan puoleen kertoakseen huolenaiheista, saadakseen neuvoja ja raportoidakseen mahdollisista epäkohdista.
• Henkelin noudattamisorganisaatio, joka on Henkelin hallituksen valvoma ryhmän kaikkien raporttien vastuullisesta käsittelystä vastaava osasto, on tavoitettavissa 
  • sähköpostitse (compliance.office@henkel.com),
  • verkkolomakkeen kautta, ja
  • avoimesti tai nimettömästi Henkelin noudattamisen puhelinlinjojen kautta ‏(yhteystiedot ja pääsytunnukset puhelimen ja verkkolomakkeen kautta ovat alla). 
• Henkelin Euroopan unionissa toimivat yritykset, jotka eivät halua osallistua Henkelin noudattamisorganisaatioon Henkel AG & Co. KGaA:ssa ja/tai sen paikallisissa noudattamisen päälliköissä, voivat raportoida ilmoituksensa ulkoiselle ombudsmanille, joka on riippumaton Henkel-organisaatiosta ja sidottu ammattisalaisuuteen.
• Lopuksi Henkel tunnustaa täysin, että tietyillä lainkäyttöalueilla whistleblowerit voivat kääntyä suoraan julkisten viranomaisten puoleen raportointitarkoituksiin. 

Pääsy ja käsittely whistleblower-raportteihin.

Henkel käsittelee kaikki whistleblower-raportit äärimmäisen varovaisesti, nopeasti ja luottamuksellisesti ja noudattaa täysin sovellettavia tietosuojalakeja. Tähän sisältyy tiukka tarveperiaate, eli vain Henkelin noudattamisryhmäorganisaatiolla ‏(paikallisella ja globaalilla tasolla) ja tarvittaessa muilla asianmukaisilla osastoilla, jotka ovat tarpeen tutkimukselle sekä ulkoisilla ammattimaisilla tutkijoilla/tarkastajilla, on pääsy raporttiin, sen tutkimiseen ja jälkiseurantaan.

Prosessi kirjataan ja dokumentoidaan asianmukaisesti. Tutkimukset noudattavat periaatetta menettelyoikeudesta, objektiivisuudesta, minkä jälkeen tehdään puolueeton päätös, samalla kun kaikkia asianosaisia pidetään syyttöminä, kunnes rikkomus on todistettu.

Henkel reagoi voimakkaasti tunnistettuihin epäkohtiin, mikä voi sisältää asianmukaisia kurinpitotoimia tekijöitä vastaan. Tarvittaessa Henkel voi myös ottaa yhteyttä julkisiin viranomaisiin ja aloittaa syytteitä. Tavanomaisesti Henkelin noudattamisorganisaatio ‏(paikallinen ja globaali) tekee päätöksen tapauksesta ja toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet tutkittujen tosiseikkojen perusteella yhteistyössä pätevien liiketoiminta-alueen johtajien ja HR:n kanssa.

Vastaus ja whistleblowereiden suojelu.

Whistleblowereille annetaan vastaus niin pian kuin kohtuudella mahdollista. Yleisenä ohjeena jokaisesta raportista tulee olla vahvistus vastaanottamisesta seitsemän päivän kuluessa sekä päätös tai päivitys tapauksesta kolmen kuukauden kuluessa. Sovellettavien lakien mukaisesti vastauksessa on otettava huomioon kaikkien asianosaisten tietosuoja- ja yksityisyysoikeudet.

Organisaatiossamme ei ole nollatoleranssia minkäänlaiselle kostolle, ja suojellemme kaikkia hyvässä uskossa puhuvia, vaikka huoli osoittautuisikin perusteettomaksi.

Tietosuoja

Whistleblower-raporttien osalta viitataan Henkel AG & Co. KGaA:n tietosuojaselosteeseen. Ombudsmanille raportoitujen tietojen osalta sovelletaan tietosuojaselostetta siellä.